fig.5
5. MENIUL APLICATIEI
5.1. Submeniul DOCUMENTE-CATALOAGE (fig.5)
fig.5
fig.6
5.1.1.1 Produse/materiale/servicii
Se introduce catalogul de produse (fig.7), configurandu-se fiecare produs in parte. Acest catalog asigura unicitatea codificarii produselor (materialelor, serviciilor) .
Un articol din catalogul de produse se defineste prin urmatoarele campuri(fig7) :
- Cod - este generat automat de calculator, se poate da manual sau este codul de bare scanat in format EAN-13 (acest cod este unic, programul nepermitand introducerea aceluiasi cod de doua ori, astfel asigurandu-se unicitatea inregistrarilor)
- Denumire - denumirea produselor, materialelor, serviciilor
Obs! La adaugarea unei denumiri noi de produs, pe masura ce tastati denumirea apare o lista cu denumirile existente deja in nomenclator, acest lucru impiedicand introducerea aceleiasi denumiri de doua ori(fig.7).
fig.7
Detalii (fig.7)
- UM - unitatea de masura principala
- UM secundara - unitatea de masura secundara
- Coeficient de legatura dintre cele doua UM:
Ex.In fig.8 la introducere produsului cu denumirea SUC in lista apar toate denumirile cu SUC existente pana acum in nomenclator.
Fig.8
fig.9
Ex.In fig.9 la introducere produsului cu denumirea SUC FANTA LAMAIE 0.5L cu UM=BAKS si UM secundara =Flacon, intr-un backs fiind 10 flacoane, coeficientul de legatura K fiind 10
- Grupa de produse ( *optional )
- Cont de stoc ( *optional )
- Accize (%)
- Stoc de aprovizionare in UM ( necesar )- pe baza acestui stoc se poate face periodic o llista de aprovizionare de la Meniul:Situatii->Lista stocurilor critice (lista de aprovizionare)
- Pretul de vanzare din nomenclator
- poate fi un pret predefinit pentru receptii in cazul (A), daca este setat in pealabil: Administrare->Configurare unitate(parametrii)->Special
- poate fi preluat automat in cazul facturariil:Documente cataloage->Factura/Aviz
- pe baza lui se fac ofertele de produse:Situatii->Generare oferta de produse
- pe baza lui se listeaza etichetele de pret:Situatii->Generare (listare) etichete de pret
- TVA % - obligatoriu se va completa acest cimp
- Pretul cu amanuntul=Pret de vanzare+TVA
- Pretul de vanzare fara TVA in valuta in cazul (V)
- Valuta- tipul valutei in care se tine pretul de vanzare
Pentru produsele pe care nu le mai utilizati, dar care au avut miscare si nu le puteti sterge din nomenclator, puteti pune bifa in dreptul casutei 'Produs nefolosit', acestea nemaiaparand in listele de selectii la documente.
Desen (fig.10):
Se poate introduce desenul produsului (in format BMP,GIF, JPG) tastind calea fisierului la 'Cale fisier desen' sau localizindu-l de la butonul 'Localizez' .
fig.10
Ex.Cazul (V)-In fig.11 produsului VOLAN OPEL VECTRA dorim sa-i tinem pretul de vanzare in EURO, astfel la campul Valuta am selectat 'EUR' iar ca Pret de vanzare am stabilit 90 (Euro)
fig.11
Referindu-ne la macheta din fig.7, vom explica modul de utilizare al butoanelor din partea superioara a ferestrei, butoane ce apar in toate ferestrele de introducere sau actualizare a datelor din program.
Adaug - adauga o inregistrare noua
- pentru a se asigura unicitatea inregistrarilor codificarea (cimpul Cod) se face in general automat crescator. Obs! Nu puteti introduce de doua ori acelasi cod nepermitindu-se acest lucru;
- restul cimpurilor se vor complecta dupa dorinta, neexistind nici o restrictie asupra lor.
Modific - modifica o inregistrare deja existenta
- inainte de modificare trebuie sa va alegeti inregistrarea ce doriti sa o modificati: de la butonul Browse sau de la butonul Caut;
- dupa alegerea inregistrarii, modificati dupa dorinta orice cimp, mai putin cimpul 'Cod' (daca doriti neaparat sa modificati codul, stergeti inregistrarea si introduceti-o cu alt cod).
Sterg - sterge o inregistrare deja existenta
- trebuie sa va alegeti inregistrarea ce doriti sa o stergeti: de la butonul Browse sau de la butonul Caut ;
- confirmati stergerea.
Browse - se obtine o afisare tabelara a tuturor inregistrarilor din baza de date (fig.12);
- navigarea prin tabel se face cu ajutorul tastelor sageti sau cu mouse-ul (mai rapid se poate face si cu tastele Page Up si Page Down);
- cu tasta <Esc> se iese din fereastra de afisare Browse, aducindu-se in prim plan inregistrarea pe care am fost pozitionati, asupra ei putindu-se face ulterior modificari sau se poate sterge.
fig.12
Ex. In fig.12 din fereastra de afisare Browse a Catalogului de de produse l-am ales pe cel cu Denum_produs= 'APA MINERALA BORSEC
Caut - cauta o inregistrare din baza de date
- pentru a usura cautarea se poate opta ordonarea dupa denumire sau cod (fig.13) -o cautare mai rapida se poate face tastind primele litere ale denumirii in cazul ordonarii dupa denumire sau primele cifre ale codului in cazul ordonarii dupa cod;
- cind ajungeti la inregistrarea dorita confirmati cu 'Ok', astfel inregistrarea este adusa in prim plan, asupra ei putindu-se face modificarile dorite sau se poate sterge.
Ex. In fig.13 pentru a usura cautarea am ales ordonarea dupa 'Denumire' si pe masura ce tastam denumirea cautata cursorul se pozitioneaza pe primul produs cu initialele tastate ,apoi cu ajutorul mouse-ului sau al tastelor sageti ajungem la inregistrarea dorita, respectiv 'SUC FANTA 2L'.
fig.13
Raport - permite afisarea pe ecran, listarea la imprimanta sau salvarea intr-un fisier a inregistrarilor dintr-o baza de date (fig.14).
Fig.14
-
Aduce in prim plan prima inregistrare din baza de date.
-
Deruleaza si aduce in prim plan inregistrarile una cite una in ordine
crescatoare.
-
Deruleaza si aduce in prim plan inregistrarile una cate una in ordine
descrescatoare.
-
Aduce in prim plan ultima inregistrare din baza de date.
-
Iesirea din fereastra curenta.
-
Confirmarea operatiei desfasurate.
5.1.1.2 Unitati de masura (fig.15)
Se introduc unitatie de masura folosite, (inainte de a introduce catalogul de produse).
fig.15
5.1.1.3 Catalog grupe de produse (fig.16)
Se introduc grupele de produse (inainte de a introduce catalogul de produse) pe care doriti sa va repartizati produsele din nomenclator, dupa aceste grupe putand scoate in prealabil diferite situatii.
fig.16
5.1.1.4 Catalog gestiuni (fig.17)
Se introduc gestiunile de lucru, receptiile, consumurile, transferurile, facturile... etc, toate miscarile produselor facandu-se direct intre aceste gestiuni. Toate situatiile din aplicatie se pot scoate dupa aceste gestiuni.
Obs! In cazul (PP) se definesc doua gestiuni una de Materii prime , in care se face receptia meteriilor prime si una de Produse finite de unde se face descarcarea produsului finit, legatura dintre cele doua gestiuni facandu-se prin intermediul consumurilor specifice (retetarului).
fig.17
5.1.1.5 Catalog sectii de consum (fig.18)
Se pot definii mai multe sectii de consum, dupa aceste sectii putandu-se scoate in prealabil mai multe situatii.
fig.18
5.1.1.6 Catalog retete (consumuri specifice)
Se stabileste retetarul produselor finite pe baza materiilor prime. In prezenta versiune, acest retetar este functional numai pentru varianta pret mediu ponderat (PP).
Accesand butonul 'Actualizez retetarul' alegem din catalogul de produse, produsul finit (cont stoc=371) caruia dorim sa-i actualizam retetarul, dupa care cu tasta <F2> adaugam produsele materii prime (cont stoc=301) din care este alcatuit produsul finit cu cantitatile specifice fiecaruia in parte.
fig.19
Ex. In fig.19 produsului finit TORT i-am actualizat retetarul astfel:FAINA 500 GR, ULEI 100 ML, ZAHAR 500 GR.
5.1.1.7 Catalog plan de conturi
Permite operatii de actualizare asupra informatiilor privind planul de conturi.
Un cont va fi definit prin: - simbol (371), denumire (Marfuri), tip (Activ) si prin trei setari specifice dupa cum urmeaza:
a). Contul are/(nu are) analitice, optiune ce permite dezvoltarea de analitice acestuia. Prin confirmarea acestei optiuni programul accepta un numar nelimitat de analitice.
Sinteticul unui cont este obligatoriu format din 3 caractere (Ex: cont.371; in cazul unitatilor bugetare contul 13 devine 013)
Analiticele conturilor sunt delimitate de caracterul punct (.) (Ex:cont 371.1)
Numarul analiticelor este nelimitat, formatul este alfanumeric si poate fi organizat in cascada.
Ordinea de adaugare a analiticelor este de la contul SINTETIC catre ultimul ANALITIC.
Intotdeauna, indiferent de tipul notei contabile, respectiv la initializarea soldului de inceput de an si al rulajului cumulat, inregistrarea se va face pe ultimul analitic, programul recalculind soldul si rulajul in cascada de la ultimul analitic spre sintetic.
Ex: 371.1 ( =100 lei)
371.2 ( = 50 lei)
Programul va determina grupele si sinteticul astfel: 371 =371.1 + 371.2 = 150 lei
b) Contul este in balanta analitica.
c) Contul este in balanta sintetica.
Ex: In fig. 20 vrem sa-i creem contului 5121 analitice.Astfel dupa ce aducem contul 5121 in prim plan, mai intai mergem la butonul 'Modific' si punem bifa "Are analitice', apoi cu butonul 'Adaug' definim contul:5121.1=CONT BCR, caruia nu-i mai punem bifa la 'Are analitice'(fig.21).
fig.20
fig.21
Permite intretinerea unui nomenclator codificat pentru tertii unitatii, un tert putind fi in acelasi timp si furnizor si client, nefiind nevoie sa-l introduceti de doua ori. In cazul in care a-ti achizitionat si modulul Visual ClassCont inainte de a complecta catalogul de terti trebuie sa stabiliti legatura gestiunii cu contabilitatea, catalogul Clienti-Furnizori fiind comun ambelor module.
In acest catalog puteti stabilii in cazul clientilor un discount la facturare si un anumit numar de zile la scadenta facturilor, valori care sunt specifice fiecarui client in parte si care vor fi generate automat la facturare pentru clientul respectiv.
Ex. In fig.22 pentru clientul 'PROCOOP SRL' am stabilit un discount global la facturare de 5%, iar zilele scadente pt. facturi=10 zile
fig.22
5.1.1.9 Agenti de vinzari (fig.23)
Se introduc agentii de vanzari cu datele lor specifice (*optional), in situatiile generate de aplicatie dupa acesti agenti putandu-se genera diferite situatii.
Vezi : Situatii->Urmarire vinzari/agenti
fig.23
5.1.1.10 Contracte comerciale/distributie
Se introduc contractele pe care doriti sa le urmariti (*optional), in situatiile generate de aplicatie, dupa aceste contracte putandu-se genera diferite situatii.
In cazul unitatilor de productie, se introduc comenzile pe care doriti sa le urmariti (*optional), in situatiile generate de aplicatie, dupa aceste contracte putandu-se genera diferite situatii.
fig.24
Se introduc valutele folosite cu rata de schimb in lei corespunzatoare in cazul (V), rata care se va actualiza in permanenta.
Cu ajutorul tastei <F4>, pe baza pretului de vanzare in valuta si a retei de schimb se complecteaza automat pretul de vanzare in lei din nomenclatorul de produse (fig.25).
fig.25
Permite inregistrarea intrarilor cantitativ-valorice pe baza facturilor sau avizelor furnizorilor.
Cazul (A) - se stabileste de la receptie pretul cu amanuntul, prin incarcarea adaosului comercial
Cazul (E), (P),(PP), (V) - produsul ramane la pretul de achizitie
Formularul este compus din doua regiuni (fig.26):
a).Antetul :
- Receptia - se codifica automat (nu poate fi acelasi numar de receptie in acelasi an de lucru)
- Numarul facturii sau avizului - este obligatoriu a se complecta acest cimp
- Data documentului - trebuie sa fie obligatoriu din luna si anul de lucru
- Data scadenta a facturii
- Furnizorul - il alegeti din lista, sau daca este unul nou accesati catalogul si-l introduceti
- Gestiunea de intrare - o alegeti din lista complectata in prealabil
- Contractul (*optional)
- Reducere f.TVA (lei) -se complecteaza in cazul acordarii unor reduceri din partea furnizorului (discount)
- TVA aferent - pentru reducerea acordata de furnizor
In cazul receptiilor in valuta (V) se va bifa in dreptul optiunii 'Receptie in DIV (import)'
- Valuta - se alege tipul valutei
- Cursul - cursul valutei preluat automat din catalogul cu valute (acesta se poate modifica pe loc daca nu corespunde)
- Valoare furnizor(valuta) - Valoarea facturii furnizorului
- Cheltuieli transport(valuta)- Valoarea transportului
- Detalii transport- se complecteaza detaliile facturii de transport (fig.)
b).Detaliile :
- Cod produs, Denumire, UM - alegeti din lista (fig.27) (pentru a gasii mai usor produsul, ordonati nomenclatorul dupa denumire sau cod) sau daca este unul nou accesati catalogul de produse (fig.27) si-l introduceti pe loc
- Cantitate in UM (se poate face conversia catitatii din UM sec. cu ajutorul tastei < F5 >
- Pret de stoc UM-pretul furnizorului
- Procentul de TVA[%]
- Valoare TVA furnizor (4426)
Daca unitatea este configurata (A) la detalii mai apar urmatoarele cimpuri :
- Adaosul % (378)
- Pret vanzare UM - Pret de vinzare unitar fara TVA
- Pret amanuntul UM - Pret de vinzare unitar cu TVA
Exista o corelatie intre aceste trei cimpuri de mai sus in sensul ca puteti introduce oricare din aceste informatii , rezultind celelalte.
fig.26
Ex.- Comert (E) - In fig.26 am adaugat Receptia=1, careia ii corespunde Factura=101201, din Data=31/01/2003, Scadenta la 10/02/2003, Furnizor=UNIVERSAL SA, Gestiunea=MARFA, Contractul=CONTRACT1, Reducere f.TVA=200000, TVA aferent=38000. Produsele receptionate apar in partea de jos a ecranului cu cantitatile si preturile de stoc corespunzatoare.
In detalii, inregistrarile le adaugati cu ajutorul tastei < F2 > , le puteti modifica ulterior sau sterge cu ajutorul tastei < F3 > , cu tasta < F4 > obtineti Totalul (fig.32), cu tasta F5 se face conversia UM in UM sec (fig.30), cu < F7 > se modifica pe loc pretul de vanzare din catalogul de produse(fig.31).
In coltul din dreapta sus este afisata contarea pe fiecare pozitie (fig.28) iar cu tasta < F6 > puteti modifica aceasta contare daca nu corespunde (fig.29). Iesirea se face cu tasta < Esc >, salvindu-se in acelasi timp datele introduse.
Ex. In fig.27 apare lista de produse existente in nomenclator ordonate dupa denumire, din care ne alegem produsul dorit pozitionindu-ne pe el si confirmind cu butonul 'Ok', sau daca este un produs nou alegem butonul 'Produs nou-Catalog' si-l introducem.
fig.27
fig.28
fig.29
Ex. In fig.29 in urma apasarii tastei F6 (pe cimpul 'Cod Produs') apare contarea pentru pozitia respectiva pe care o putem modifica dupa dorinta.
fig.30
Ex. In fig.30 in urma apasarii tastei F5 (pe cimpul cantitate) am transformat UM=BAK in UM sec=FL, astfel la 10 FL cu Pret=6000 lei ii corespunde 1BAK cu pretul 60000.
fig.31
Ex. In fig.31 prin cu ajutorul tastei < F7> (pe campul Pret de stoc UM) putem modifica pretul din nomenclator pe parcursul receptiei fara a fi nevoiti sa intrerupem receptia.
fig.32
Ex. In fig.32 in urma apasarii tastei F4 (pe cimpul 'Cod Produs') este afisat totalul pe receptie
Ex. Comert(A) - In fig.33 la detalii receptie pentru produsele receptionate apar campurile suplimentare(fig.34) Adaos, Pret vanzare UM si Pret aman. UM care vor fi complectate. Pentru produsul IAURT 250 ML cu Pret de stoc UM=5000, Stabilim la receptie Pret aman.UM=8000, astfel complectandu-se automat Pret vanz.UM=6723 si Adaos%=34.46.
fig.33
fig.34
Ex. Comert (V)- In fig.35 am bifat pentru Receptie cu DIV (import), am ales Valuta=EUR, Curs=37000,
Valoare furnizor(valuta)=10000 EUR, Chelt transport (valuta)=550 EUR.
fig.35
Accesand butonul 'Detalii transport' (fig.35) apare un ecran in care inregistram datele facturii de transport, factura care va fi contabilizata separat de valoare marfii, aceasta avand date diferite de factura de marfa (fig.36).
Valoarea facturii de transport va fi inclusa in gestiune in pretul de stoc al marfii receptionate, dar in contabilitate aceasta factura de transport apare separat.
Pretul de stoc al produsului (cu taxa de transport inclusa) se va calcula automat dupa ce complectati cantitatea receptionata si dati Enter pe campul Pret de stoc UM daca acesta este gol. Apare astfel un ecran (fig.37) in care se face calculul automat al cheltuielilor de transport pe pozitia respectiva daca se pune bifa la 'Calcul pret furnizor+repartizare automata transport'.
Se complecteaza Valoare pozitie furnizor= Valoare de pe factura a produsului, restul campurilor fiind generate automat, rezultand astfel Pretul de stoc in lei/UM, la iesirea din acest ecran acest pret fiind complectat pe receptie (fig.35) .
fig.36
Ex.37 In fig. Am pus bifa pt. 'Calcul pret furnizor+repartizare automata transport' in urma calculului automat rezultand un pret de stoc in lei pentru produsul ANVELOPE PIRELII de 341668.25 lei/UM.
Transport/pozitie=Valoare pozitie furnizor / Val totala furnizor x Valoare totala transport=7000/10000x550=385
Pret furnizor/pozitie(lei)=(Valoare pozitie furnizor+Transport/pozitie)x Curs schimb=(7000+385)x37000=273245000
Pret STOC lei/UM= Pret furnizor/pozitie(lei0/cantitate=27325000/800=341556.25
fig.37
5.1.3 Predari de productie (raport de productie)
Permite inregistrarea raportarilor cantitativ-valorice a produselor finite sau a semifabricatelor rezultate din procesul de productie.
Formularul, este compus din doua regiuni :
Antetul: nr. predare, data documentului, comanda (*optional), sectia care preda, gestiunea care primeste
Detaliile: cod produs, denumire, UM , cantitate in UM , Pret Stoc/UM=pretul de productie al produsului finit
Aceste raportari impreuna cu retetarul de productie duc la generarea automata a consumurilor.
fig.38
Ex. In fig.38 am predat in data de 31/01/2003, din SECTIA1 gestiunii PRODUSE FINITE produsul TORT in cantitate=5BUC, la Pretul=100000/buc, pe baza acestei predari si in urma complectarii retetarului, rezultand un anumit consum de materii primece se va genera automat.
Permite inregistrarea miscarilor cantitativ-valorice intre doua gestiuni (fig.39).
Formularul este compus din doua regiuni :
Antetul : - nr. transfer , data documentului, gestiunea de iesire, gestiunea de intrare
Detaliile : - cod produs, denumire,UM, cantitate in UM , Pret Stoc/UM
Pt cazul (A) apar doua campuri suplimentare: Pret vanzare/Um, Pret amanuntul/UM
fig.39
Permite inregistrarea consumurilor cantitativ-valorice a materiilor prime folosite in procesul de productie. Formularul este compus din doua regiuni (fig.40) :
Antetul :nr. consum, data documentului, comanda (*optional) , sectia care primeste, gestiunea de iesire
Detaliile :cod produs, denumire,UM , cantitate in UM, Pret Stoc/UM
In cazul in care ati optat pentru evidenta in pret mediu ponderat , consumurile pot fi generare automat pe baza predarilor de productie si a retetarelor- consumuri specifice.
fig.40
In cazul (PP) in antetul formularului dupa alegerea sectiei care primeste si a gestiuni care preda, sunteti intrebati daca doriti generarea automata a notei de consum (fig.42), prin confirmarea acestui lucru urmand sa va alegeti pe baza notelor de predare existente pe care anume doriti s-o generati (fig.43), pe baza acestei notei complectandu-se automat materiile prime cu cantitatile consumate (fig.41). Pretul mediu ponderat nu trebuie complectat(fig.44), el generandu-se automat in urma recalculului de stoc.
fig.41
Ex. In fig.41 am ales generarea comsumului corespunzator notei de predare nr.1 din 31/01/2003 intre sectia 1 si gestiunea de produse finite ( produsul=TORT, CANT=5 BUC- fig.38), astfel pe baza retetarului (in care am actualizat produsul finit TORT -fig.19)., rezulta consumul din fig.41
fig.42
fig.43
fig.44
Permite inregistrarea iesirilor cantitativ-valorice pe baza facturilor sau avizelor.
Formularul este compus din doua regiuni (fig.45) :
Antetul:
- Cod iesire (generat automat)
- Tip : Factura si Aviz, Numai Factura, Numai Aviz
- Factura -nr. facturii
- Avizul - nr.avizului
- Data - obligatoriu din luna, respectiv anul de lucru
- Gestiunea - o alegeti din lista
- Contractul - il alegeti din lista (*optional)
- Clientul - il alegeti din lista (daca este unul nou accesati catalogul si-l introduceti)
- Agentul- agentul de vinzari (*optional)
- Data scadenta a facturii - se complecteaza manual sau este generata automat in cazul in care este complectata in catalogul de Clienti-Furnizori
- Discount global%-generat automat in cazul in care este complectat in Catalogul de Clienti
Detaliile:
- cod produs, denumire,UM
- cantitate in UM
- pret stoc (achizitie) in lei (incarcat automat din stocuri)
- Pret de vinzare unitar fara TVA
- TVA %
- Discountul pe pozitie acordat in % (*optional) -
fig.45
Ex. In fig.45 s-a generat automat Cod iesire=1, Tip=Numai Factura, Factura=1000, Data:31012003, Gestiunea=MARFA, Contractul=CONTRACT1, Clientul=PROCOOP SRL, Agent='POPESCU IOAN', Data scadenta=10/02/2003, Discount global=5%.Produsele facturate apar in partea de jos a ecranului cu cantitatile si preturile corespunzatoare.
Asemanator receptiilor, in detalii, inregistrarile le adaugati cu ajutorul tastei < F2 > , le puteti modifica ulterior sau sterge cu ajutorul tastei < F3 > , cu tasta < F4 > obtineti Totalul (fig.57), cu <F7> se poate complecta daca este cazul garantia pentru produsul respectiv (fig.52), cu <F8> se poate trece valoarea discountului pe pozitie (fig.53) .
In coltul din dreapta sus este afisata contarea pe fiecare pozitie (fig.50) iar cu tasta < F6 > puteti modifica aceasta contare daca nu corespunde (fig.51). Iesirea se face cu tasta < Esc >, salvindu-se in acelasi timp datele introduse.
Dupa alegerea din catalog al produsului pe care dorim sa-l facturam, dam < Enter > pe campul Cantitate (trebuie sa fie gol), apare astfel un tabel cu preturile de stoc, data stocului si cantitatile corespunzatoare fiecarui pret de stoc al produsului ales (fig.46). Alegem pretul de stoc pe care dorim sa-l descarcam (in general dupa metoda FIFO=primul intrat - primul iesit) , pozitionandu-ne pe el si confirmand cu < OK >, acest pret complectandu-se automat in detaliile facturii, dupa care complectati cantitatea pe care doriti s-o facturati. In cazul (A) in tabel apar campurile suplimentare:Pret vanzare si Pret cu amanuntul (fig.47).
Ex. In fig.46 am ales pentru produsul: SUC FANTA 2l pretul de stoc de 12500 lei
fig.46
fig.47
Pornind de la Pretul cu amanuntul putem deduce Pretul vanzare (fig.48) daca dam <Enter> pe campul Pret vanzare (acesta trebuie sa fie gol) , astfel apare un ecran in care specificam cat este pretul cu amanuntul pentru pozitia respectiva si procentul de TVA rezultand astfel Pretul de vanzare, pret ce va fi complectat la iesirea din ecran in detaliile facturii.
fig.48
In cazul (V) pornind de la Pretul de vanzare in valuta putem deduce Pretul vanzare in lei (fig.49) daca dam <Enter> pe campul Pret vanzare (acesta trebuie sa fie gol) , astfel apare un ecran in care specificam cat este cursul de schimb al zilei (daca este altul decat cel afisat) si daca acordam o eventuala reducere, rezultand astfel pretul de vanzare in lei, pret ce va fi complectat kla iesirea din ecran in detaliile facturii.
fig.49
Ex. In fig. 49, pornind de la Pretul in valuta=90 Euro, Curs de schimb=37000lei/Euro, Reducere 5%, rezulta Pret vanzare in lei=3171428.57
fig.50
Ex. In fig.50 apare contarea pt. produsul SUC PRIGAT 0.5L, contare ce se poate modifica cu ajutorul tastei <F6> (pe campul cod_produs) fig.51
fig.51
Ex. In fig. 52 in urma apasarii tastei <F7> (pe campul cod_produs) putem complecta daca este cazul garantia produsului, respectiv seria si numarul de luni pentru care se acorda garantie.
fig.52
Ex. Produsului din catalog SUC FANTA 2L dorim sa-i acordam un discount, astfel in urma apasarii tastei <F8> ( peste campul Disc %) ne apare un ecran in care introducem valoarea discountului.
In fig.53 Pret vanzare catalog (fara Tva)=16807
Valoare discount/UM=1000=>Pret vanzare diminuat/UM=15807(acest pret va fi inclus pe factura)
Procentul de discount calculat automat pe baza valorii de discount=5.9499%
fig.53
In fig. 54 este afisat pentru pozitiile facturate pretul de vanzare fara Tva care a fost preluat automat din catalogul de produse pt.cazul (E),(V),(P) si (A) exceptie facand cazul (PP) in cazul acesta campul Pret stoc(achizitie) complectandu-se in prealabil in urma calculului pretului mediu ponderat de la sfarsitul lunii (fig.56). In cazul acordarii unui discount global, acesta apare pentru toate pozitiile facturate la campul Disc% (fig.53), el putandu-se modifica pe pozitii dupa dorinta.
fig.54
Ex.In fig.54, prin acordarea in antet a discountului glogal de 5 % toate pozitiile vor avea 5% discount, exceptie facand prima pozitie careia i-am acordat un discount valoric de 1000 lei rezultand un discount de 5.9499%in acest caz).
fig.55
Ex. Cazul (PP) - In fig.55 facturam produsul finit TORT, la Pret vanzare f.TVA=100000. Campul Pret stoc raman e gol pana la urmatorul calcul de stocuri.
fig.56
Ex.In fig.57 in urma apasarii tastei <F4> (peste campul cod_produs) apare totalul facturii : Valoare vanzare si Valoare discount cu Tva-urile aferente si Totalul de plata.
fig.57
Dupa facturarea produselor dorite, pentru vizualizarea sau listarea facturii accesam butonul 'Rap/Incas.' astfel apare ecranul din fig.58 in care trebuie sa mai complectam in partea stanga a ecranului niste campuri legate de expeditia marfii:Delegat, B.I., Mijl. Transp si un camp in care se pot face anumite observatii.
In cazul in care incasarea contravalorii facturii se face pe loc, in partea din dreapta a ecranului confirmati cu litera 'D' la 'Factura este incasata', restul campurilor complectandu-se automat , Dvs trebuind sa complectati numai campul :Chitanta/document si daca este cazul sa modificati contarea documentului (acest document va fi generat in contabilitate).
Accesand butonul: 'Factura A4' puteti vizualiza la ecran sau lista factura; 'Aviz'-vizualizati sau listati avizul; 'Certif garantie'- listati certificatele de garantie pentru produsele carora le-ati complectat la facturare garantia; 'Renunt'- Iesirea din ecran, campurile complectate ramanand salvate.
fig.58
Preia monetarul zilnic al unitatilor de comert cu amanuntul(A)-fig.59. Generarea notei este automatizata.
fig.59
5.2 Submeniul SITUATII (fig.60)
fig.60
Recalculeaza stocurile lunii curente din documentele introduse si stocurile de pornire . Acest calcul trebuie dat inaintea consultarii situatiilor daca s-au efectuat modificari asupra documentelor de miscare indiferent de tipul acestora.
Acest calcul semnaleaza eventualele erori de descarcarcare (iesiri fara stoc, etc).
Genereaza rapoarte detaliate privind stocurile existente (fig.61).
fig.61
Ex. In fig.61 am ales stocul pentru toate produsele din grupa:ART. MENAJ si gestiunea:DEPOZIT, ordonarea facindu-se dupa denumirea produsului - Vezi Anexa 1, Anexa 2
5.2.3 Consultare rapida stocuri
Afiseaza stocul produsului in momentul respectiv, acesta rezultand ca suma cantitatilor specifice fiecarui pret de stoc din nomenclator.
fig.62
Ex. In fig.62 am ales produsul ;SUC FANTA 2L care apartine gestiunii:MARFA, Grupa: BAUTURI, cont stoc=371 iar in stoc la pretul de achizitie de 13000 lei -> cantitatea=100FL iar la pretul 12500 lei -> cantitatea=90 =>Total=190
5.2.4 Evaluare stocuri in pret vanzare valuta (cf.catalog)
Genereaza rapoarte detaliate privind stocurile existente pentru cazul (V) care au catalogul de produse cu preturile in valuta.
fig.63
Ex. In fig.63 am ales stocul pentru produsele din grupa:PIESE AUTO - Vezi Anexa 3
5.2.5 Balanta de gestiune (fisa de magazie)
Genereaza toate miscarile pe care le-a avut un produs, afisand stocul rezultat pe baza acestor miscarilor (fig.64). Miscarile sunt grupate pe preturile de stoc ale produsului. Dupa alegerea gestiunii selectam produsul dorit din lista afisata (fig.65) sau accesam butonul 'Avansat' si-l cautam dupa denumire: tastand initialele denumirii produsului (fig.66) sau dupa cod: tastand initialele codului.
fig.64
Ex. In fig. 64 am ales fisa de magazie pentru produsul: SUC FANTA 2L din gestiunea :MARFA - Vezi Anexa 6
fig.65
Ex. In fig.65 am ales din lista produsul: SUC FANTA 2L
fig.66
Ex. In fig.66 in urma accesarii butonului 'Avansat' apare catalogul de produse de unde tastand initialele ne pozitionam pe produsul dorit dupa care confirmam cu <OK>, produsul fiind adus in prim plan.
5.2.6 Raport de gestiune zilnic (in pret cu amanuntul)
Pentru unitatile (A) , pornind de la receptii (la intrari) , respectiv monetare, facturi, consumuri (la iesiri), intocmeste raportul de gestiune zilnic pe fiecare gestiune(magazin) in parte.
fig.67
Ex. In fig.67 am ales raportul de gestiune din data de 31/01/2003 pentru gestiunea:MARFA -Vezi Anexa 4
5.2.7 Stocuri critice-liste de aprovizionare
Genereaza rapoarte detaliate privind necesarul de produse/materiale in functie de stocul existent, raportat la stocul minim necesar (aprovizionare) specificat in catalogul de produse / materiale. Aceste rapoarte pot fi folosite ca liste de aprovizionare.
fig.68
Ex. In fig.68 am ales stocul critic pentru grupa de produse:BAUTURI -Vezi Anexa 5
5.2.8 Centralizare miscari (grupare pe documente)
Genereaza rapoarte grupate de documente (detaliate sau centralizate) pentru toate tipurile de miscari din luna curenta sau o perioada anume, cu utilizarea unor filtre.
fig.69
Ex. In fig.69 am ales situatia deteliata a Receptiilor din luna curenta intrate de la furnizirul:UNIVERSAL SA pentru produsul:SUC PRIGAT 0.5 L - Vezi Anexa 10
5.2.9 Centralizare miscari (grupare pe produse)
Genereaza rapoarte grupate pe produse pentru toate tipurile de documente, cu utilizarea unor filtre (fig.70).
Ex. In fig.70 am ales situatia Facturi/Avize facute de agentul de vanzari =POPESCU IOAN din luna curenta pentru clientul:PROCOOP SRL ,contractul=COMANDA 1 pt. produsul:SUC PROGAT 0.5 L - Vezi Anexa 13
fig.70
5.2.10 Topul vanzarilor pe (produse/clienti/agenti)
Genereazeaza diferite situatii de marketing: topul pe produse, pe clienti, pe agenti , din luna curenta de lucru sau o anumita perioada cu activarea unor filtre: pe produs, gestiune, client... etc
fig.71
Ex. In fig.71 am ales topul primeleor 1000 de produse din perioada 01/01/2002-31/01/2003 - Vezi Anexa 8
5.2.11 Topul diferentelor de pret pe (produse/clienti/agenti)
Genereazeaza diferite situatii de marketing privind adaosul comercial: topul pe produse, pe clienti, pe agenti , din luna curenta de lucru sau o anumita perioada cu activarea unor filtre: pe produs, agent, client... etc
fig.72
Ex. In fig.72 am ales topul primelor 20 de produse din luna curenta pentru gestiunea:MARFA pentru agentul :POPESCU IOAN - Vezi Anexa 9
5.2.12 Generare oferta de produse (inclusiv in Excel)
Se poate genera oferta produselor aflate in Catalogul de produse cu preturile de vanzare aferente lor.
In partea de sus a ecranului alegeti produsele pentru care doriti oferta (puteti alege in prealabil o anumita grupa de produse), iar in partea de jos a ecranului sunt diferite optiuni de afisare a ofertei ( Preturile de vanzare cu sau fara Tva, Pret de vanzare valuta) cu diferite filtre de eliminare pe care le alegeti punand bifa in dreptul lor. Oferta astfel selectata poate fi vizualizata la Ecran, trimisa la Imprimanta, sau poate fi exportata in Excel.
fig.73
Ex. In fig.73 am ales grupa de produse BAUTURI, produsele preluate pentru oferta fiind:SUC FANTA 2L, SUC FANTA LAMAIE 0.5L, SUC PRIGAT 0.5L, oferta facandu-se in Pret de vanzare cu TVA, cu ordonarea alfabetica a produselor, numai produsele aflate in stoc, cu stocul disponibil in UM si numai pentru gestiunea:MARFA- Vezi Anexa 11
5.2.13 Generare comanda de aprovizionare (inclusiv in Excel)
Se poate genera o comanda de aprovizionare pe baza produselor aflate in Catalogul de produse (fig.74).
In partea de sus a ecranului alegeti produsele pentru care doriti comanda, si accesand butonul 'Introduc/actualizez cantitatile din comanda' se introduc cantitatile comandate (fig.75) pentru fiecare produs in parte.Comanda astfel facuta poate fi vizualizata la Ecran, trimisa la Imprimanta, sau poate fi exportata in Excel.
fig.74
Ex. In fig.74 am ales pentru comanda produsele: DETERGENT ARIEL 500G si DETERGENT DERO AUTOMAT 3KG.
fig.75
5.2.14 Generare (listare) etichete de preturi
Se pot genera etichete de pret pentru produsele aflate in Catalogul de produse, la pretul de vanzare stabilit in catalog pentru fiecare produs, alegand modelul de eticheta dorit din partea de jos a ecranului.
fig.76
Ex. In fig.76 am ales produsul: DETERGENT ARIEI 500G, modelul etichetei ales fiind MODEL 3:Pret de vanzare cu si fara TVA. Vezi Anexa 12
5.2.15 Situatia garantiilor la o data precizata
Se genereaza situatia garantiilor acordate clientilor in urma facturarii pe produsele carora le-au fost complectate seria si perioada de garantie, pana la o data precizata si produsele iesite din garantie pana la data precizata.
fig.77
Ex. In fig.77 am ales produsele in garantie pana la data de 31/01/2003 din gestiunea de iesire:MARFA pentru clientul PROCOOP SRL, ordonarea in raport facandu-se dupa Produse - vezi Anexa 14
5.2.16 Urmarire vanzari/agenti
Genereaza situatii privind vanzarile agentilor comerciali , rezultand astfel comisionul valoric acordat acestora pe baza realizarilor.
Obs! - Vezi Anexa 7
fig.78
5.2.17 Consultare stocuri din arhive
Genereaza rapoarte detaliate privind stocurile lunilor inchise in prealabil.
fig.79
Ex. In fig.79 am ales stocul de inceput de luna pentru Ianuarie 2003 pentru gestiunea:MARFA
5.3 Submeniul FISIERE (fig.80)
fig.80
Aceasta optiune se acceseaza pentru refacerea fisierelor index. In general programul va sesiza unele erori privind fisierele index si va cere sa accesati aceasta optiune.
Ex. tip eroare " Va rugam dati o indexare generala".
5.3.2 Reindexare date nivel 2 (refacere completa)
Realizeaza o refacere completa a fisierelor index.
Se foloseste in cazul in care doriti sa faceti modificari asupra unui produs din Catalogul de produse ( modificarea: denumirii, UM, grupei de produse), pentru a exista o corelatie intre catalogul de produse si documentele operate pana in prezent, prin optimizarea fisierelor aceste modificari se fac automat in toate documentele de miscare de pana acum.
Efectueaza salvarea datelor in format arhivat (ARJ) pe unitati de stocare magnetice floppy ,etc.. Se va indica calea corecta pentru salvari.
Recomandam sa salvati datele cit mai des, astfel munca Dvs. va fi protejata .
Atentie! Pentru evitarea suprascrierii fisierelor cu aceeasi nume, folositi suporturi magnetice diferite pentru Visual ClassGest si Visual ClassCont.
Obs! Obligatoriu trebuie sa aveti fisierul arj.exe
Optiune ce permite editarea si modificare bazelor de date. Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu.
Optiune ce permite editarea si modificarea formularelor de rapoarte folosite in aplicatie.
5.3.7 Editare etichete de pret
Optiune ce permite editarea si modificarea etichetelor de pret.
5.3.8 Cale fisiere (server sau local)
Optiune ce permite introducerea unei cai valide catre fisierele de date ale unitatii curente .
Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu.
Atentie ! In cazul in care ati achizitionat si modulul Visual ClassCont calea catre fisierele acestui modul trebuie sa fie precizat la meniul Administrare ->Configurare unitate(parametrii) ->General.
Nu utilizati aceasta optiune daca nu aveti cunostinte in domeniu, ea sterge fizic inregistrarile din bazele de date. Utilizati cu precautie aceasta optiune ! Ea este utila in perioada de testare a programului. In cazul institutiilor bugetare se utilizeaza la stergerea (golirea) planului de conturi.
5.4 Submeniul ADMINISTRARE (fig.81)
fig.81
5.4.1 Actualizare utilizatori (nume, parole, drepturi)
Permite actualizarea (adaugarea, modificarea si stergerea) utilizatorilor sistemului informatic. Fiecare utilizator poate avea acces limitat (drepturi de actualizare, sondare sau admininistrare) .
fig.82
Ex.82 Utilizatorul:ADMIN , are dreptul la toate meniurile aplicatiei, si are acces la modificarea pretului de vanzare la facturare si la modificarea sau stergerea documentelor.
Permite configurarea unitatii in functie de necesitati. Contine 4 ecrane:
1. Informatii unitate - informatii despre unitate si conducerea acesteia (fig.83).
fig.83
2. General - se bifeaza optiunile dorite (fig.84) :
- Evidenta in coduri de bare EAN-13 - daca doriti ca in nomenclatorul de produse cod_produs=cod de bara al produsului
- Grupele de produse - daca doriti ca produsele sa fie grupate pe anumite grupe de produse
- Urmarirea contractelor comerciale - daca doriti urmarirea contractelor
- Urmarirea comenzilor de productie - in cazul (P), (PP) daca doriti urmarirea comenzilor de productie
- Urmarirea agentilor comerciali-daca doriti urmarirea pe agenti a facturilor, realizarilor... etc
- Validare stoc/pret la iesiri-daca doriti sa nu mai fiti atentionatii ca produsul nu are stoc in momentul facturarii
Tot aici se stabileste legatura cu modulul de contabilitate Visual ClassCont, calea catre fisierele acestui modul fiind una relativa : \CLASSOFT\CLASCONT\UNITATE\ .
Pentru a usura conectarea puteti folosii butonul 'Ajutor-Wizard de conectare ClassCont' (fig.84) si confirmind lansarea (fig.85), va alegeti numele firmei din ClassCont cu care vreti sa stabiliti conectarea (fig.86), dupa care alegeti butonul 'salvez conexiunea si parasesc formularul'.
fig.84
fig.85
Dupa stabilirea conexiunii cu ClassCont, va aparea bifata casuta 'Contare documente-generare note in Visual ClassCont', iar calea catre unitatea din contabilitate (fig.84) va fi completata.
Atentie! O unitate din ClassCont poate primi date de la mai multe subunitati din ClassGest, de aceea identificatorul de numerotare:'Identificator numerotare note in Visual ClassCont' (fig.84) trebuie sa fie diferit pentru fiecare subunitate (gestiune) in parte.
fig.86
Ex In fig.86 am realizat conexiunea cu unitatea SC DEPOZIT SRL , cu identificatorul:EN-GROS, Identificatorul de numerotare a notei in Contabilitate=1- (fig.85)
3. Special - se seteaza (bifeaza) optiunile :
a) - Receptii (optiuni) :
- Pret de vinzare preluat din catalogul de produse-In cazul (A)= Pretul cu amanuntul
- Calculare TVA furnizor (4426)- calculul automat al TVA-ului furnizorului
- Adaos comercial introdus procentual (378)-pe baza procentului adaosului se calculeaza pretul cu amanuntul-In cazul (A)
- Discounturi inregistrate pe pozitii
- Receptii in valuta cu DIV- numai in cazul (V)
b) - Facturi-avize (optiuni) :
- Pret de vanzare in lei preluat din catalog ( complecteaza automat la facturare pretul de vanzare specificat in catalogul de produse
- Pret de vanzare in valuta preluat din catalog- numai in cazul (V)
- Facturare cu discount- activeaza campul de discount din factura
- Pozitie valorica separata de discount pentru fiecare produs
- Zile de scadenta pentru facturi- zilele de scadenta care vor aparea automat in cazul facturarii pe toate facturile emise
- Nr de pozitii pe factura- numarul maxim de pozitii care doriti sa intre pe factura
fig.87
4. Numerotare documente (fig.88)- numerotarea documentelor si intervalelor pentru facturi/avize
fig.88
Ex. In fig.88 am ales numerotarea automata a receptiilor, predarilor, transferurilor, consumurilor, facturilor de la nr.1 - 50000 cu atentionare la 10 formulare ramase si avizelor de la nr.1 - 10000 cu atentionare la 10 formulare ramase.
5.4.3 Stoc inceput de luna (cantativ valoric)
Permite incarcarea stocurilor de pornire la initializarea aplicatie, respectiv ajustari asupra stocurilor (fig.89).
Pentru introducerea stocului, accesam butonul 'Actualizez stocul initial', dupa care ne alegem gestiunea unde dorim sa introducem produsele, apoi introducem pe rand produsele pe baza Catalogului de produse complectat in prealabil, fiecarui produs complectandui-se pretul de stoc si cantitatea aferenta pretului respectiv.
fig.89
Ex. In fig.89 in Gestiunea:MARFA pentru Produsul: DETERGENT ARIEL 500G, avem doua preturi de stoc: 50000 si 55000 cu cantitatile aferente 10, respectiv 5.
5.4.4 Sold inceput de luna (global valoric)
Permite incarcarea valorica a gestiunilor (magazinelor) cu amanuntul la initializarea aplicatiei.
fig.90
Ex. In fig.90 pentru gestiunea: MARFA avem un sold=300456351 lei
5.4.5 Verificare conturi de stoc comparativ cu catalogul de produse
Face o comparatie a contului din catalogul de produse pentru un produs, referitor la conturile ce apar in documentele de miscare pentru produsul respectiv si va atentioneaza in cazul in care aceste conturi nu sunt identice.
5.4.6 Recontare documente (global)
Este un instrument puternic care faciliteaza recontarea documentelor (indiferent de tip) specificind filtrele de rigoare (fig.91).
Recontarea se poate face de la nivel de gestiune, grupa de produse sau chiar produs.
Daca la final de luna sesizati ca o parte din documente nu au fost contate corespunzator, (fara analiticele de rigoare ,..) acesta este instrumentul de care aveti nevoie. Recontarea se face inainte de a se genera notele in Contabilitate.
Mai vezi : Generare de note contabile in Visual ClassCont.
Ex. In fig.91 pentru Gestiunea=MARFA la Factura/Aviz am efectuat recontarea contului de clienti :4111 cu contul de marfa: 371.1
fig.91
5.4.7 Generare de note in Visual ClassCont (contare documente)
In cazul in care ati achizitionat si modulul Visual ClassCont, inainte de a face generarea trebuie sa fie stabilita legatura cu Contabilitatea.
Contarea documentelor este automatizata la nivel de pozitie de document, ea bazindu-se pe contul de evidenta (stoc) introdus la catalogul de produse / materiale / servicii.
fig.92
Se vor marca optiunile (se vor bifa) privind generarea notelor dupa dorinta (fig.92):
- Receptii - genereaza receptiile
- Discounturi (767), Adaos (378), TVA neexigibil (4428) - in cazul (A)
- Optiuni de generare la receptii import (DIV): Note pornind din valoarea furnizorului in valuta (fara TVA), Note pornind din valoarea transportului in valuta (fara TVA) - in cazul (V)
- Predari - in cazul (P)
- Consumuri, Transfere -se bifeaza dupa caz
- Facturi/Avize clienti -genereaza facturile clientilor
- Nu includ avizele simple - daca nu se doreste generarea avizelor
- Discounturi (667), Descarc gest(607,711), Adaos vanzari (378)
- Incasarile pentru facturi clienti-se bifeaza daca s-au facut incasari ale facturilor din gestiune
- Monetare - in cazul (A)
Operatia de generare de poate efectua ori de cite ori este nevoie (notele vechi generate sunt automat anulate pentru luna de lucru) .
O unitate din Visual ClassCont accepta note contabile din maxim. 9 unitati din Visual ClassGest. Fiecare unitate trebuie sa aiba un identificator de numerotare diferit de la 1la 9. Astfel se pot trata unitati avind subunitati cu specifice diferite.
Regasirea notelor generate in VisualClassCont (fig.93).
fig.93
5.4.8 Schimba unitatea de lucru
Se poate schimba unitatea de lucru fara a fi nevoiti sa iesiti din aplicatie (fig.94).
fig.94
5.4.9 Inchiderea lunii de lucru
Inchiderea lunii de lucru presupune urmatoarele operatii efectuate automat :
- stocul final de luna devine stoc de inceput pentru noua luna de lucru
- miscarile lunii inchise sunt transferate in fisierele de arhive si sterse din fisierele curente, ele fiind regasite la Meniul:Situatii->Consultare stocuri din arhive
In cazul in care evidenta nu este in pret mediu ponderat (PP), se pot lasa deschise mai multe luni de lucru.
Creaza o noua unitate de lucru, unitatea nou creata avind fisiere independent de celelalte unitati create anterior.
Se vor cere informatii privind tipul unitatii (comert, productie, bugetara), respectiv tipul pretului de stoc si se va indica luna si anul pentru pornire (stoc initial).
fig.95
Sterge unitatea specificata. Este o operatie ireversibila, care sterge toate informatiile referitoare la unitatea aleasa (fig.96).
fig.96
5.5 Submeniul HELP-INFO ( fig.97)
fig.97
Apasind tasta <F1> intrati in help-ul aplicatiei.
Aveti citeva informatii despre aplicatie: versiunea, autorul, tel, e-mail.
5.5.3 Legea dreptului de autor
Aici gasiti extrase din Legea 8/14.03.1996.
Permite parasirea sistemului.
La fiecare iesire sunteti intrebati daca doriti sa se faca o copie de siguranta pentru date (in format .ARJ) , in cazul confirmarii (fig.99), dupa arhivare se specifica unde gasiti fisierul arhivat si numele fisierului (fig.100).
fig.98
fig.99
fig.100
5.7 SCHIMBAREA LUNII/ANULUI DE LUCRU (fig.101)
fig.101
Este ultima optiune din meniul aplicatiei dupa "Iesire", unde este afisata Unitatea si Luna de lucru si permite schimbarea lunii/anului de lucru (fig.102).
fig.102
Nu este o obtiune din meniu, este o afisare a utilizatorului curent (fig.103).
fig.103
|
© CLASSOFT srl - Toate drepturile rezervate. |